Manual:Integrat/Gestiune/Clienti/Facturi clienti/Import marketplace.emag.ro

Setari necesare pentru importul comenzilor

Utile/Setari/Generale/Web+XLS > marketplace.emag.ro

- Tipul de document implicit (de selectat)

- Gestiunea implicita (de selectat)

- Articol nestocat facturare transport (de selectat)

Utile/Setari/Clienti/Facturi clienti

- import marketplace.emag.ro (de bifat)

Descarcarea comenzilor

Se descarca cele doua fisiere aferente comenzilor de pe platforma marketplace.emag.ro.

Descarca lista comenzi - se salveaza cu denumirea: orders_file.xlsx.

Din acest fisier aplicatia extrage urmatoarele coloane:

- Nr. Comanda > Nr.Ref

- VAT Number > CUI

- Billing Name > Client

- Adresa de facturare > Adresa

- Total (RON) (fara taxa de livrare) > Marfa

- Taxa de livrare (RON) > transport

- Total (RON) (livrare inclusa) > total

Se pot verifica si modifica caractere speciale in coloanele "Billing Name" si "Adresa de facturare". In cazul in care acestea nu se modifica, importul va genera un fisierul VIF_Cu_Probleme.XLSX care va contine inregistrarile eronate. Daca in aceste coloane exista caractere speciale, acestea vor ajunge in aplicatie inlocuite de caracterul ?.

Descarca detalii comenzi - se salveaza cu denumirea: order_details_file.xlsx.

- Nr. comanda > Nr.Ref

- Nume produs > Articol

- PNK

- Cantitate

- Price without VAT(RON) > Pret

- Price with VAT(RON) > Total

- TVA > pTVA

Se deschide fereastra Gestiune/Clienti/Facturi clienti si se apeleaza metoda import prin apasarea butonului din dreapta al mouse-ului pe fundalul ferestrei apoi se selecteaza Import date.

Importul comenzilor

Inainte de a importa trebuie sa va asigurati ca fisierul VIF_Cu_Probleme.XLSX nu este deschis. In cazul in care apar probleme, acest fisier trebuie recreat iar daca acesta este deschis nu se pot genera erorile.

Primul pas consta in extragerea datelor din fisierele descarcate din care rezulta fisierele comenzi si miscari. Legatura dintre cele doua fisiere se efectueaza prin intermediul numarului de comanda. Atentie! De fiecare data este necesar sa se descarce ambele fisiere de pe platforma.

Identificarea codului de articol intern se efectueaza prin cautarea codului PNK in echivalentele articolelor. In cazul in care nu este gasit, rubrica explicatie va fi completata cu ?Cod.

Numarul de comanda se modifica prin adaugarea semnului # dupa acesta si va fi completat la rubrica Nr.Ref. In cazul in care acest numar va fi gasit in in baza de date, atunci explicatia se completeaza cu ?Nr.Ref. si cu aceasta ocazie se prezinta numarul si data facturii la care a fost completat.

Valoare unei miscari se calculeaza pornind de la total din care se scade TVA-ul.

Adresa de facturare - Tara, Judetul si Localitatea sunt extrase incepand cu tara, apoi judetul si in cele din urma localitatea.

Se vor adauga automat localitatile care nu exista in catalogul de localitati. In cazul in care o exista mai multe localitati cu aceeasi denumire localitatea va fi modificata si i se atribuie prescurtarea judetului (exemplu - IF / - SB).

In cazul in care judetul nu este completat, respectiva comanda se considera incorecta si se completeaza explicatia cu ?Judet.

Transportul se adauga ca si pozitie separata in comanda pe codul stabilit in setari.

Erori si tratarea acestora

In cazul in care apare orice fel de eroare, se va genera fisierul "VIF_Cu_Probleme.XLSX" care va prezenta toate comenzile care contin erori.

- ?Nr.Ref > comanda a fost deja procesata

- ?CUI incorect > se doreste inregistrarea unei facturi pentru o persoana juridica a carui CUI este incorect

- ?Data - deschideti luna aferenta datei documentului > trebuie deschisa luna contabila sau trebuie stabilita data maxima

- ?TipDoc > nu a fost specificat tipul de document in setari

- ?CodGest > nu a fost specificata gestiunea in setari

- ?Client > denumirea clientului contine caractere speciale si nu poate fi importat (se corecteaza rubrica Billing Name)

- ?Adresa > adresa clientului contine caractere speciale si nu poate fi importata (se corecteaza rubrica Adresa de facturare)

- ?Localitate > idem adresa

- ?Judet > idem adresa

- ?Tara > tara nu exista in catalogul de tari

- ?Cantitate > cantitatea trebuie sa fie mai mare ca zero

- ?Valoare > valoarea trebuie sa fie mai mare sau egala cu zero

- ?TVA > TVA trebuie sa fie mai mare sau egala cu zero

- ?Cod > codul articolului nu este gasit in catalogul de articole

- ?UM > cantitatea nu este un numar intreg (Unitati de masura)

Intocmirea facturilor

Procesul de intocmire a facturilor trebuie efectuat intr-un moment de pauza sau dupa orele de program deoarece sunt procesate toate comenzile descarcate.

In cazul in care nu a aparut nici un fel de eroare se proceseaza si se creaza cate o factura pentru fiecare comanda.

Dupa finalizare importului se cere confirmarea acestuia din partea utilizatorului. Cu aceasta ocazie, va fi afisat numarul total de facturi emise si numarul total de miscari. In totalul miscarilor sunt incluse si miscarile de transport.

Se recomanda verificarea acestora informatii inainte de confirmare.

Dupa confirmarea trebuie sa se efectueze:

- contarea facturilor (Utile/Validari documente/Contare)

- verificarea stocurilor negative (Utile/Vizualizare stocuri negative)

In cazul in care exista stocuri negative, se vor efectua transferuri din gestiunea de baza catre gestiune aferenta magazinului online.

In cazul in care in marfa respectiva a fost epuizata si nu mai poate fi livrata iar documentele au fost intocmite, se va urmari fisa de magazie si se vor anula/sterge respectivele facturi/miscari.